99分媒体open-day

　　“Open-Day ”——开放日。这种原本流行于西方的非传统节日近年来日益受到中国本土公司的青睐，各个行业的公司根据自身特点所举行的定期或不定期的“开放日”也是种类繁多，有叫做“xx星期三”“xx龙门阵”，不一而足。那么作为主办方公司的公关经理们，在此类活动中扮演何种角色，怎样才能把“开放日”办得非常精彩呢，下面，笔者将自己公司举办的媒体“Open-Day”作为核心案例，做一个演示和分析。

　　媒体“Open-Day”何以成为企业必要的公关活动方式

　　首先，我公司作为一家美资软件科技公司，在中国发展不到两年时间，虽然公司和各类媒体有过一些接触和联系。总体来说，媒体记者并不是很了解公司，正好公司刚刚搬迁到新办公楼，同时又刚刚任命1名副总经理以及一些和资本运作相关的消息也需要一个出口来统一发布。因此，举办一场囊括了行业内外媒体的“Open-Day”显得非常必要。

　　每一场公关活动的背后都有一定的传播目的。对于举办这场媒体“Open-Day”，公关部门经过分析认为主要目的为：建立联系和增进了解。次要目的为：传播消息，发布稿件。活动调性为：轻松、严谨。（因为公司为科技类公司，严谨是公司企业文化的核心内容之一），而随后公关经理将活动方案上报时，开始出现了分歧。原因在于由于这次主题活动包含的媒体记者太多，行业内、行业外、平面的、网络的、名博、专栏作家。因此，负责消费市场和负责供应商和渠道的两位公关经理提交的计划截然不同。

　　而这种活动设计的差异性，既来自于设计人对于活动的理解和预期，又包含了活动主体的差异。因此，如何处理好这种差异性，并使其扬长避短，是考验公关经理人的重要一环。

　　作为公关经理不要指望一场大而全，浩浩荡荡数百人的媒体交流会，能发出公司期待的一致的和声。到会人数越多，场面失控的风险就越大，相应的传播效果就越差。将一个主题的媒体“Open-Day”分做两天办。将面对消费市场的媒体和面对供应商和渠道市场的媒体各举办一场。由于严格控制了规模和预算，在费用上反倒节省不少，因为很多布置类物品都可以重复使用。

　　媒体“Open-Day”的成功由每一个细节构成

　　在做媒体“Open-Day”活动设计时，公关经理要懂得“换位思考”。也就是说公关经理要懂得替受邀客人着想，同时更要站在客人的角度来体会参加活动的感受和收获。这个原则要从活动设计开始贯穿始终。

　　前面讲到的两位负责消费市场和渠道市场的经理分别提交了活动设计。其中负责消费市场的经理针对受邀请的网络媒体人互动积极等特点，设计了PPT讲演、Q&A、Free Talk等环节，每一个环节关联很紧密，而且每一个步骤都保证了处在可控状态。虽然环节不多，但是最后证明效果很好。

　　而负责渠道的公关经理提交的计划，没有考虑到面对的平面媒体记者的偏好专访的特点，在同一个环节内设置了数个任务，比如有参观演示，有分组讨论，结果导致场面比较混乱，而同样的Q&A环节，平面媒体记者相对来说，问答的热烈程度远不及网络媒体记者的积极性高。这也给我们众多的企业公关经理们提供了一个很好的经验，一定要认真对待媒体的差异性。

　　公关经理应该熟悉活动设计的每一个步骤。什么时候给客人发邀请函，邀请函（电子版/纸质）应该经过设计师设计，统一规范，其中的内容中包括活动现场地图等各个要素是否都已经包括。贵宾是否应该采用纸质邀请函，是否应该上门拜送。通常认为提前一周发邀请函，提前一天发短信通知，提前5小时最后提醒，应该是比较稳妥的。

　　可以和大家分享一个花絮。在确定餐点的时候，清单上有许多精美的奶油慕司，同时还有小型的鲜三文鱼汉堡。后来大家商量确定将若干巴黎贝甜的慕司，换成了松脆的手指饼干。因为，所邀请的客人中很大比例都是人过四旬的中年男性。他们会喜欢奶油慕司么？反倒是不太粘手的饼干方便取用。而鲜三文鱼汉堡需要在制作后马上食用，否则美味尽失，而且满嘴都是汉堡实在难以交流谈话，直接删除，换成果茶。这些都在活动结束后得到了验证。

　　公关经理需要懂得“有备无患”对于保障一个活动的成功非常重要。很多经理人对于自己的方案非常满意。自认为很多细节都考虑到了，几乎完美。正是在很多关键时候，“第二套方案拯救了活动设计团队”。

　　简单的说，在活动设计方案完成准备上报时，你是否准备好了如果被“challenge”的话，有没有应对方案；如果方案在执行中突然遭遇中断，是否备有补救措施。例如，在室外活动的方案，如果遇到糟糕天气，能否很快转入到室内进行；而具体到媒体“Open-Day”活动上来，则需要从确定活动日期开始。众所周知，星期一各家媒体基本都在开会布置一周工作，星期五大家都准备周末活动，而适合活动的日子基本只有星期二、三、四。而下午举行又要比上午举办效果好，因为大多数记者都不会为了赶你的活动而提前早起的。

　　在这三天里，公关经理还要考虑又没有重大新闻发生、有没有行业内著名企业的活动，遇到节日自然更要避开。如此一来，日期的选择都成为了一个慎重的事情。笔者曾经就遇到几家公司活动“撞车”的情形，原定出席的嘉宾多有变动，而行业内的记者们则疲于赶场，而且，多家活动的新闻在同一个时段进行传播，互相削弱，互相影响。企业的活动效果自然就大打折扣。

　　活动中，和媒体沟通是非常重要的一环。每一个媒体“Open-Day”自然要少不了有媒体问答的环节，可以说是整个活动的核心部分。这个环节首先要保证处在一种可控状态下进行。第一确保不会冷场，同时也要将公司新的政策或者重要信息传递出来，因此，在很多此类活动中经常会有公关经理提前将记者感兴趣的问题收集好，交给相关企业领导回答，而在会场上，再由记者从容提出，企业方领导做现场回答，这样也不失为一种稳妥的做法。

　　当然，媒体不可能完全照本宣科。尤其是对于那些非常尖锐并不适合时机发布的问题。就需要公关经理有很强的现场掌控能力，对于一些问题的适当引导和转移非常必要。这一点，我们可以注意看看外交部发言人的答记者问中经常使用的一些技巧，譬如答非所问，声东击西、避重就轻等等。

　　保持内外沟通顺畅，能让媒体“Open-Day”富有成效

　　保持内外沟通顺畅，其实是对于公关部门负责人提出的一个基本要求，作为一个既要负责对内沟通又要兼顾对外发布的“窗口岗位”。要求部门长要相信自己的同事具有非凡的聪明智慧，他们的潜力和才能需要激发和锻炼。为了保证活动最终目的的达成，负责人要在大的原则和方向上做出判断，同时在一些必要的环节上提出建议。但是，对于不同的见解和设计，完全可以让各自负责的同事来实际操作，并做好活动后的总结。让他们充分认识到在一个活动中每一个环节、 每一个要素全面考虑的必要性。一场类似AB-Testing的活动总结下来，要比每次都手把手来做要强百倍。年轻的公关经理们也正是在自己操作的每一场活动中不断成长。

　　随时和公司的高层保持沟通顺畅并赢得TOP们的支持对于公关部门非常重要。让他们理解并支持公关部门的活动，更需要部门领导人的充分介入。很多大型的活动，包括媒体“Open-Day”，都需要公司高层的参与，这就要求公关经理们必须提前确定相关高层领导们的活动安排。公关活动时间确定后及时和高层们通知，邀请其出席。对于在活动中有发言的高层，更是务必确认其是否需要准备发言稿或者对于媒体关注问题的回答，做一个初步的应对。

　　曾经就有某次活动，原本计划要在现场介绍一位公司高层给媒体，可活动开始前才知道该同事临时出差国外，只好临时改为图片展示。这就是由于内部沟通不到位所导致的突发情况。要想成功地举办一场活动，这样的情况要尽可能的避免。只有真正的实现了内部沟通的平滑和顺畅，才能够更好的实现对外的形象展示。所以说要成为一个合格的公关人，内外兼修的本领必不可少。

　　结语：无论是媒体“Open-Day”还是其他形式的公关活动，与其苛求做到100分，还不如先保证做好99分，公关活动所能达成的最终效果，我们应该更关注。认真总结每一场活动经验，并在下一场活动中实现提升，实现可持续发展，才是真正的公关之道。