"Peter，布置给你的活动策划方案为什么还没完成？都过了两天了，你怎么做事的！" "老板，这件事分配到我这里时没有说具体哪天要，而且我手头还有几件非常重要的事在进行中，所以方案的事就往后排了..." "不要找借口，安排给你的事都是要尽快完成的，这个方案客户今天就要，你看着办吧！" 这种状况相信在广告行业中并不陌生，由于任务分配时沟通不到位，造成工作上出差错，这锅谁来背？ 从事广告业的同行都知道，每日的工作就像跟时间赛跑，手上好几个case同时进行，需要团队成员共同支持。然而很多项目主管在指派工作时，经常只根据自己的需求来安排，事前没有清晰地评估过所需时间，更不清楚下属目前手头的工作量，一旦进度出现问题，就一味追责下属；下次再遇到相同的状况，仍然面临同样的问题。 如何才是一名负责任的项目主管？如何合理地指派工作？作为teamleader，你要想清楚以下三件事： 把事情安排给合适的人，并确定好deadline 首先，可以根据对下属能力的了解，判断这份工作适合安排给谁，TA需要多久能完成。其次，判断该项工作时间是可变动的，还是固定的。例如，有些工作可以借由外包缩短工作时间，但也有些工作无法假手他人，就需要安排更多时间，才能及时达成目标。再来，还要预留一点缓冲时间，避免任何变化的发生，让负责的人有时间沟通，加强团队合作。 结合工作所需时间和这件事的紧急程度，就可以设定工作期限，有效追踪进度，以此来保证对事项的把控力，确保事情能够如期完成。 把大任务拆成小任务，定期与成员沟通 当遇到庞杂的任务时，最好的方式就是交办任务下去后，请成员自订期限，将大任务拆分成小任务，订出每个小任务需完成的期限，遇到问题可以尽快解决，从旁提点。 此外，沟通不是一天到晚的追问成员的工作状况，造成彼此关系紧张，建议让成员每天下班前分享工作日报，并于每周的例会面对面讨论任务的完成进度。 指派工作时，一定要说清楚"目的" 有一派人认为"让下属思考工作目的，有助于他们的成长"，但是如果每件单纯的工作都要让他们去思考目的，未免太浪费时间。在工作上，讲求的就是效率，因此一开始就应该把每次的工作目标及想要达成的效果告诉团队成员，协助他们尽快上手，以免无所适从，造成结果不如预期的情况发生。 在我的团队，所有人什么时间该做什么事都是非常清楚的，通常一接到case，我就会按照上述3点为下属安排工作，并且搭配轻协同日程共享工具--微约日历，让团队成员互相监督大家的工作进度。 对于我们团队来讲，微约日历通常是这样帮助我们高效协同的： 首先，确定事情的优先级。 当一个项目开始时，我会和团队小伙伴一起，把相关事项全部罗列出来，参照四象限法则，把所有事项根据"重要"和"紧急"程度进行划分，确定好每件事的轻重缓急后，再进行工作拆分，就会更加条理清晰。 其次，确定每个人手头的工作状态。 这也是开始工作分配前一个重要的环节。我会通过微约日历查看大家近期的日程安排，整体了解一下每个人的工作饱和度，这样在公司分配中，确保每个人的时间和精力都能得到合理利用，避免出现有人忙不过来、有人无所事事的情况。 第三，工作拆解分配，设定deadline。 参考事情的紧急、重要程度，以及下属的工作饱和度，把工作进行拆解和分配，通过微约日历"为TA建日程"的功能，把任务直接安排进每个人的日程表，并设定好deadline。这样，每个人在查看日常工作的时候，就会清楚每天有哪些事情需要做，并且APP也会事先提醒，避免忙的过程中忽略了重要的事。 第四，每天定时沟通，掌握进度。 如果没有及时追踪进度，deadline也只是日历上的一个日期而已，如何保证进度可控？我们一般都通过日报的形式进行管理。每个人的事项都在微约日历中有记录，我们只需要每天下午4点钟定时沟通下进度，方法也很简单，每个人把微约日历里当天的日程分享到微信群，并且快速过一下当天所有事项的进度，完成的标记完成，未完成的部分，在沟通之后快速跟进，保证每件事情的如期推进。 通过以上四步，现在我团队的每个项目都能按时往前推进，多个项目并发的情况也可以做到有条不紊地同步进行，客户都十分肯定我们的辛苦成果，找我们策划活动的客户当然就源源不断了。 这种沟通和协作模式，基本避免了前面提到的状况，效果非常明显。此外，我也会把我的日程公开给团队所有人，让大家随时能掌握我的忙闲时间，遇到什么问题，就能在我有空的时间随时讨论。沟通不畅、员工背锅？在我们团队是不存在的啦！ |